9 ข้อลดความ เจ็บปวดก่อนซื้อ ซอฟต์แวร์ใหม่ในองค์กร

เคยมั้ยในบางครั้ง มีคนแนะนำมาว่า ซอฟต์แวร์นี้ดี นั้นดี แบบดี แบบนั้น 
แต่เมื่อเรา ตัดสินใจซื้อมาแล้ว ใช้แล้วมันเพิ่มปัญหาและความวุ่นวายใหม่ๆเพิ่มขึ้น
วันนี้ผมมี 9 มุมมองที่มาช่วย ป้องกัน การเกิดความเจ็บปวดก่อนซื้อ ซอฟต์แวร์ใหม่ในองค์กร

1. กำหนดโจทย์ก่อน เราว่าซื้อมา แก้ปัญหาด้าน อะไร,ใครใช้ และเราต้องการเมื่อไร ใช้ตัวอย่างจากรูป 5w1h ที่ผมทำไว้เพื่อวิเคราะห์ความต้องการจริงๆก็ได้
2. มองภาพรวมความเชื่อมโยงของระบบเดิมและระบบใหม่ก่อน เราต้องไม่ลืมว่า ส่วนใหญ่ทุกองค์กร มักจะมีซอฟต์แวร์หรือการใช้งานบางอย่างอยู่แล้วดังนั้นซื้อของใหม่มา เราต้องคิดเลย ว่าต้องบันทีกข้อมูลซ้ำ มั้ย ความเชื่อมโยงเป็นอย่างไร เช่น เรากำลังจะซื้อโปรแกรมใหม่ที่เชื่อมโยงข้อมูลยอดขายอัตโนมัติกับ shopee แต่ ภายในเรามีโปรแกรมบัญชี ภายในองค์กรอยู่แล้ว คำถามคือ เราจะเชื่อมโยงยอดขายระหว่างกันอย่างไร ง่ายสุดก็โยนโจทย์นี้ ให้ คนขายช่วยเราคิด หมายเหตุ บางซอฟต์แวร์ อาจจะทำได้เลย บางตัวอาจจะต้องทำเพิ่มหรือ บางตัวอาจจะไม่รองรับเลย อันนี้ก็ต้องลองคุยดูครับ
3. มีบริการหลังการขายอย่างไร รับประกันเวลาเท่าไร หากต้องการให้แก้ไขโปรแกรมเพิ่ม มีค่าใช้จ่ายอย่างไร
4. คอมพิวเตอร์ของเดิมที่ใช้ อยู่รองรับระบบใหม่ หากไม่รอบรับต้องทำอย่างไร
5. มีค่าใช้จ่ายอะไรอื่นๆด้านอุปกรณ์หรือไลเซนส์ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมมั้ย 
6. มีการอัพเกรด: ซอฟต์แวร์ใหม่ที่จะซื้อนี้มีแผนอัพเกรดอย่างไร อาจจะเป็นเรื่องแผนการปรับปรุงภาพรวม หรือ แก้ไขปัญหาโดยรวมของซอฟต์แวร์นั้นๆ
7. การสนับสนุน: ผู้ขายมีทีมประสานงานสนับสนุนให้เรามั้ยทั้งคอยช่วยตอบปัญหาการใช้งานและทางเทคนิค สำคัญมากคือ สนับสนุนระยะเวลาเท่าไร มีเงื่อนไขอะไรมั้ย
8. คู่มือการใช้งาน: มีคู่มือการใช้งานซอฟต์แวร์ใหม่เพื่อให้หรือไม่ หรือ อาจจะ เป็นคู่การปฎิบัติงานก็ได้ทั้งนี้ ขึ้นอยู่ก็ข้อตกลง
9. การฝึกอบรม: การฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้งานซอฟต์แวร์ใหม่และวิธีการแก้ไขปัญหาเบื้องต้นเพื่อเพิ่มความเข้าใจและความมั่นใจในการใช้งานซอฟต์แวร์ใหม่ในระบบเดิมได้อย่างราบรื่น และเขาฝึกอบรมให้ กี่ครั้งในตลอดระยะสัญญา